Angebote automatisch erstellen, für Betriebe mit 10 bis 50 Leuten

Die Anfrage kommt am Vormittag, das Angebot geht am nächsten Tag raus. Weil nur eine Person weiß, wie es gerechnet wird.

Aus der Anfrage wird ein fertiger Angebotsentwurf, bevor Sie den Kaffee ausgetrunken haben.

Die KI liest die Anfrage und erkennt Produkte, Mengen und Wünsche. Die Preise rechnet nicht die KI, sondern Ihre Preisliste mit festen Regeln. Sie bekommen einen Entwurf, prüfen ihn und senden.

Angebotsablauf prüfen lassen

Beschreiben Sie Ihren heutigen Weg in zwei Sätzen. Wir sagen Ihnen, ob er sich automatisieren lässt und was dafür fehlt.

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Warum dauert ein Angebot so lange?

Weil das meiste davon Abtippen und Nachschlagen ist, nicht Nachdenken. Die Anfrage lesen, Produkte und Mengen heraussuchen, Preise und Rabatte nachschlagen, alles ins Angebotsprogramm übertragen. Das Urteil, ob ein Sonderpreis drin ist, dauert eine Minute. Der Rest dauert eine halbe Stunde und hängt oft an einer Person. So sieht es meistens aus:

1Anfragen kommen per Mail, Formular oder als weitergeleitete Nachricht, jede anders formuliert. Jemand muss sie lesen, Positionen heraussuchen und in das Angebotsprogramm tippen.
2Mengenrabatte, Versand und Sonderfälle stehen in keiner Liste, sondern im Kopf einer Person. Ist sie nicht da, wartet der Kunde.
3Je länger ein Angebot dauert, desto eher kauft der Kunde woanders. Gerechnet hat das niemand, gespürt haben es viele.

Wie lassen sich Angebote automatisch erstellen?

In drei Schritten: Die KI liest die Anfrage und macht daraus Positionen mit Produkt und Menge. Feste Regeln rechnen Preise, Staffeln und Versand aus Ihrer Preisliste. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf in Ihrem gewohnten Programm, den ein Mensch prüft und versendet. Die KI liest, die Preisliste rechnet, Sie entscheiden.

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Die KI liest die Anfrage

Aus freiem Text werden Positionen: welches Produkt, welche Menge, welcher Liefertermin, welche Sonderwünsche. Was unklar ist, etwa eine fehlende Menge, wird markiert und landet als Rückfrage-Entwurf bei Ihnen, statt geraten zu werden.
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Ihre Preisliste rechnet, nicht die KI

Preise, Staffeln, Versand und Rabatte kommen aus einer einzigen Preisliste und festen Regeln, die wir mit Ihnen aufschreiben. Ein Sprachmodell rechnet keine Preise. So stimmt jede Zahl im Angebot, und Sie können jede nachvollziehen.
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Der Entwurf liegt in Ihrem Angebotsprogramm

Das Angebot entsteht dort, wo Sie es heute auch schreiben, etwa in der Buchhaltung oder im Warenwirtschaftsprogramm, sofern es eine Schnittstelle hat. Sie prüfen, passen Sonderfälle an und senden selbst. Ab welcher Summe oder welchem Rabatt Sie immer selbst entscheiden, legen Sie fest.

Wo stößt die automatische Angebotserstellung an Grenzen?

Sie funktioniert nur so gut wie die Preisliste dahinter. Wo Preise heute im Kopf entstehen, schreiben wir zuerst die Regeln auf, bevor irgendetwas automatisch läuft. Und manche Angebote sind keine Routine, sondern Verhandlung:

✕Individuelle Projekte ohne Preisliste, bei denen jedes Angebot neu kalkuliert wird. Dort hilft eher eine Vorlage als eine Automatisierung.
✕Mehrere Preislisten, die sich widersprechen. Dann muss erst eine davon gelten, sonst rechnet das System genauso uneinheitlich wie heute.
✕Sonderpreise, Verhandlungen und große Summen. Hier bereitet das System vor, entscheiden tun Sie.
✕Versand ohne Freigabe. Ein Angebot ist eine Zusage an den Kunden, deshalb geht es nicht automatisch raus.

Zum Mitnehmen, ohne uns

Der Angebots-Check: Wie viel Ihrer Angebote ist Routine?

Nehmen Sie die letzten 20 Angebote und gehen Sie sie in einer Stunde durch. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.

1 Markieren Sie bei jedem Angebot: Stand jede Position mit Preis in der Preisliste? Ja oder nein.
2 Notieren Sie jede Abweichung von der Liste: Rabatt, Sonderpreis, Versand frei. Und wer das entschieden hat.
3 Zählen Sie, wie viele Angebote ohne jede Abweichung waren. Das ist Ihr Anteil Routine.
4 Schreiben Sie die Abweichungen, die mehr als zweimal vorkommen, als Regel auf: „Ab 50 Stück 5 Prozent“, „Versand frei ab 300 Euro“.

Ist der Anteil Routine hoch, lohnt sich die Automatisierung. Ist er niedrig, hilft Ihnen die Regel-Liste trotzdem sofort, weil dann alle im Team gleich rechnen.

Häufige Fragen: Angebote automatisch erstellen

Rechnet die KI die Preise aus?

Nein. Die KI liest nur die Anfrage und erkennt, was gewünscht ist. Preise, Staffeln, Rabatte und Versand rechnen feste Regeln aus Ihrer Preisliste. Sprachmodelle können sich bei Zahlen verrechnen, Regeln nicht. Deshalb ist diese Trennung bei jedem unserer Angebotsabläufe fest eingebaut.

Was passiert bei unvollständigen Anfragen?

Das System rät nicht. Fehlt eine Menge, ein Liefertermin oder eine Variante, wird die Lücke markiert, und Sie bekommen statt eines Angebots einen Entwurf für die Rückfrage an den Kunden. Den prüfen und senden Sie wie jedes andere Angebot.

Mit welchen Programmen funktioniert das?

Mit Postfächern wie Gmail oder Microsoft 365 auf der einen Seite und mit Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder Shopprogrammen auf der anderen, sofern sie eine Schnittstelle zum Anlegen von Angeboten haben. Ob Ihr Programm dazugehört, prüfen wir im Erstgespräch, bevor es ein Angebot von uns gibt.

Brauche ich eine saubere Preisliste?

Ja, eine, die gilt. Sie muss nicht schön sein, eine Tabelle reicht. Wenn es heute mehrere Listen gibt oder Preise im Kopf entstehen, ist der erste Schritt, die Regeln gemeinsam aufzuschreiben. Das hilft auch ohne Automatisierung, weil dann jeder im Team gleich rechnet.

Was kostet das?

Ein Angebotsablauf ist ein typischer erster Prozess: ab 2.500 Euro Festpreis, vorher und nachher gemessen. Danach fallen vor allem Serverkosten und die Nutzung des Sprachmodells an, die wir vorab kalkulieren und mit einem Tageslimit absichern. Es gibt keinen Preis pro Mitarbeiter.

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Welche Anfrage würden Sie gern als fertigen Entwurf sehen?