Kurz gesagt: Viele KI-Projekte starten zu groß. Eine Plattform, alle Abteilungen, zehn Anwendungsfälle auf einmal. Nach drei Monaten weiß niemand, ob es sich gelohnt hat. Mein Gegenvorschlag ist der kleinste Einstieg, der trotzdem etwas beweist: ein Prozess, eine Person, zwei Wochen. Vorher messen, danach messen, dann entscheiden.
Warum klein anfangen kein Zeichen von Zögern ist
Ein kleiner Pilot klingt nach Vorsicht. Er ist aber vor allem eins: schneller zu einer Entscheidung.
Ein großes Projekt mit vielen Beteiligten liefert nach Wochen ein Bild aus vielen Meinungen. Die einen finden es super, die anderen nutzen es nicht, und die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen. Ein kleiner Pilot liefert nach zwei Wochen eine Zahl. Zeit vorher, Zeit nachher, für einen klar umrissenen Ablauf.
Mit dieser Zahl können Sie entscheiden, ob Sie weitermachen. Mit einem Bild aus Meinungen nicht.
Die Rechnung muss in eine Zeile passen
Bevor ich mit einem Unternehmen einen Pilot plane, rechnen wir gemeinsam diese Formel aus:
(Zeit vorher minus Zeit nachher) mal Häufigkeit mal Vollkosten pro Stunde, abzüglich KI- und Wartungskosten.
Ein Rechenbeispiel, frei erfunden, um das Prinzip zu zeigen: Eine Mitarbeiterin braucht für ein Standardangebot 45 Minuten. Mit KI-Unterstützung wären es vielleicht 15. Sie schreibt 10 solcher Angebote pro Woche. Dann geht es um rund fünf Stunden pro Woche, multipliziert mit ihren Vollkosten. Davon gehen die laufenden Kosten für KI und Pflege ab.
Wenn diese Rechnung nicht in eine Zeile passt, ist der Anwendungsfall falsch gewählt. Entweder ist der Ablauf zu selten, zu unklar oder zu verschieden von Mal zu Mal. Dann suchen wir einen anderen.
Wichtig ist der erste Teil: Zeit vorher. Die meisten Unternehmen kennen sie nicht. Sie schätzen. Deshalb messen wir sie, bevor irgendetwas gebaut wird. Ein paar Tage mitschreiben reicht. Ohne diesen Ausgangswert ist jede spätere Erfolgsmeldung eine Behauptung.
Gute Startprozesse
Nicht jeder Ablauf eignet sich für den ersten Pilot. Gut sind Prozesse, die häufig vorkommen, einem Muster folgen und bei denen ein Mensch das Ergebnis schnell beurteilen kann. Aus meiner Erfahrung eignen sich zum Beispiel:
- Angebotserstellung: Aus Anfrage und Preisliste einen ersten Entwurf erzeugen
- Antworten im Kundenservice: Entwürfe für wiederkehrende Fragen, die ein Mensch freigibt
- Besprechungsnotizen: Aus einer Aufnahme oder Mitschrift einen sauberen Eintrag im CRM machen
- Ausschreibungen sichten: Neue Ausschreibungen lesen und vorsortieren, welche überhaupt passen
Was alle gemeinsam haben: Das Ergebnis ist ein Entwurf, kein Endprodukt. Ein Mensch entscheidet. Das macht den Pilot sicher und die Messung ehrlich.
Tag eins: kein Workflow-Werkzeug
Ein Punkt, der viele überrascht: In den ersten Tagen baue ich keinen automatischen Ablauf. Kein n8n, keine Schnittstellen, keine Automatik.
Stattdessen arbeitet die Person mit einem normalen KI-Chat und einem sorgfältig zusammengestellten Ordner. Darin liegen genau die Unterlagen, die für diesen Ablauf nötig sind: die aktuelle Preisliste, drei gute Beispielangebote, die Regeln, die sonst nur im Kopf der Kollegin stehen.
Der Grund: Der schnellste Nutzen entsteht oft nicht durch Automatisierung, sondern dadurch, dass das richtige Wissen schnell griffbereit ist. Wer nicht mehr 20 Minuten nach dem passenden Musterangebot suchen muss, spart schon, bevor irgendetwas automatisch läuft.
Erst wenn sich zeigt, dass der Ablauf mit dieser Grundlage funktioniert, lohnt es sich, ihn zu automatisieren.
Die Dreimal-Regel
Daraus folgt eine Regel, die ich konsequent anwende: Erst wenn ein Prompt dreimal von Hand wiederholt wurde, wird daraus ein Agent.
Vorher wissen Sie nicht, ob der Ablauf wirklich wiederkehrt. Und Sie wissen nicht, welche Anweisungen tatsächlich nötig sind. Beim ersten Mal formulieren Sie noch. Beim zweiten Mal merken Sie, was gefehlt hat. Beim dritten Mal ist klar, wie es geht. Dann lohnt es sich, das festzuschreiben.
Und ein Agent wird nicht sofort produktiv. Er bekommt eine Probezeit. In einem Fachvortrag habe ich dieses Vorgehen von einem Unternehmen gehört, das damit gute Erfahrungen gemacht hat: Jeder Mitarbeitende baut seinen Agenten zuerst selbst, in einem einfachen Werkzeug ohne Programmierung. Er muss fachlich beweisen, dass er taugt. Erst dann wird er sauber technisch eingebunden.
Vorher war es dort umgekehrt gelaufen. Die Technik startete zuerst, die Wünsche aus dem Team stapelten sich, die Leute testeten zwei bis drei Wochen, sagten „der macht gar nicht, was ich mir vorgestellt habe“, und ließen es liegen. Fachliche Qualität vor Technik ist die bessere Reihenfolge.
Wenn es nicht klappt: die billigsten Hebel zuerst
Im Pilot wird nicht alles sofort funktionieren. Das ist normal. Entscheidend ist, wo Sie dann ansetzen. Ich gehe immer in dieser Reihenfolge vor, vom billigsten zum teuersten Hebel:
- Kontext: Hat die KI die richtigen Unterlagen? Fehlt eine Regel, die nur im Kopf steht?
- Anweisung: Ist klar beschrieben, was das Ergebnis sein soll?
- Werkzeuge und Zugriffe: Kommt die KI an die Daten, die sie braucht?
- Zerlegung: Ist die Aufgabe zu groß für einen Schritt?
- Modell: Erst ganz am Ende die Frage, ob ein anderes Sprachmodell besser wäre.
Die meisten Fälle, in denen es heißt „das Modell ist zu dumm“, sind Kontextprobleme. Ein besseres Modell mit denselben fehlenden Unterlagen liefert dieselben Fehler, nur eloquenter.
Auch der Schritt zu mehreren zusammenarbeitenden Agenten kommt spät. Anthropic hat in einem internen Test gezeigt, dass ein System mit mehreren Agenten bei breiten Rechercheaufgaben deutlich besser abschneiden kann als ein einzelner. Der Preis war etwa der fünfzehnfache Verbrauch an Rechenleistung. Für einfache Abläufe ist das Verschwendung. Für Ihren ersten Pilot sowieso.
Nach zwei Wochen
Am Ende des Pilots haben Sie drei Dinge:
- Eine gemessene Zeit vorher und nachher für einen echten Ablauf
- Eine Sammlung von Unterlagen und Anweisungen, die Ihnen gehört und die Sie weiterverwenden können
- Eine Person im Team, die weiß, wie sich das anfühlt, und die anderen davon erzählen kann
Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Eine überzeugte Kollegin bewegt mehr als jede Präsentation der Geschäftsführung.
Und wenn der Pilot zeigt, dass es sich nicht lohnt? Dann haben Sie zwei Wochen investiert statt sechs Monate. Auch das ist ein gutes Ergebnis.
Was das für Sie heißt
Bevor Sie ein KI-Projekt starten, klären Sie:
- Welcher eine Ablauf kostet bei Ihnen am meisten Zeit und folgt trotzdem einem erkennbaren Muster?
- Wer im Team macht diesen Ablauf am häufigsten und wäre offen, zwei Wochen mitzumachen?
- Wissen Sie, wie lange dieser Ablauf heute dauert, gemessen und nicht geschätzt?
- Passt die Rechnung aus Zeitersparnis, Häufigkeit und Kosten in eine Zeile?
- Wer entscheidet nach zwei Wochen, ob es weitergeht, und anhand welcher Zahl?
Agenten bauen ist heute kein Kunststück mehr. Das Wissen, das in den Köpfen Ihres Teams steckt, aufzuschreiben und im Betrieb aktuell zu halten, schon.
Wenn Sie Ihren ersten Ablauf gemeinsam auswählen möchten, buchen Sie ein Erstgespräch. Wir rechnen die Zeile zusammen aus und sehen, ob sie trägt.
