Ein KI-Chat, der nur redet, oder einer, der etwas erledigt

Ein KI-Chat, der nur antwortet, spart niemandem Arbeit. Die Arbeit fängt nach der Antwort an: lesen, abtippen, ins richtige System übertragen. Wir haben mit VorFina einen Chat gebaut, der diesen zweiten Teil übernimmt. So sieht der Unterschied aus.

Kurz gesagt: Ein normaler KI-Chat kennt nur, was im Gespräch steht, und antwortet mit Text. Ein Chat mit Werkzeugen sieht in Ihren Systemen nach, bereitet Aktionen vor und zeigt die Antwort als Tabelle oder Karte. Das spart Ihrem Team das Übertragen. Und es spart Ihnen oft den Bildschirm, den Sie sonst dafür bauen lassen müssten.

Die Geschichte hinter dem Bild

Der Chat gehört zu der von VorFina konzipierten App für Versicherungsmakler. Wir bauen sie gemeinsam. Von Anfang an galt eine Regel, die wir jedem empfehlen: Lesen darf der Chat selbstständig. Vor dem Schreiben holt er sich eine Bestätigung.

Die erste Fassung dieser Bestätigung war eine Textvorschau mit einem Link ins Mailprogramm. Dort musste der Makler den Text noch einmal lesen, anpassen und selbst absenden. Das funktionierte, war aber ein Umweg. Und eine Bestätigung, die man nicht in Ruhe lesen kann, ist keine Bestätigung, sondern ein Reflex.

Also haben wir die Vorschau durch eine Aktionskarte ersetzt. Empfänger, Betreff und Text stehen in Feldern, die man direkt ändert. Darunter „Verwerfen“ und „Senden“. Dieselbe Karte fragt vor einer neuen Aufgabe: Was wird angelegt, wann, für wen. Dann „Abbrechen“ oder „Bestätigen“.

Seitdem ist Freigeben eine Entscheidung, keine Mutprobe. Ein falsch vorausgefülltes Feld fällt in einem Formular auf. In einem Absatz geht es unter.

Was der Chat heute kann, und was der Versicherungsmakler davon hat

Jede Fähigkeit hat einen Grund, und der Grund ist nie die Technik.

• Er beantwortet Fachfragen aus den Unterlagen. Produkte, Tarife, Abläufe. Der Makler bekommt die Antwort, die auch sein Kollege gegeben hätte, nur ohne zu warten.
• Er erledigt Aktionen nach Freigabe. E-Mail senden, Aufgabe anlegen, Adresse ändern. Der Makler tippt nichts ab, und nichts passiert, was er nicht gesehen hat.
• Er antwortet mit Bausteinen statt mit Fließtext. Tabelle, Kennzahl, Diagramm, Formular, Auswahl, E-Mail-Entwurf, Download. Fragt der Makler nach allen Kunden mit einem Nachnamen, kommt eine Tabelle, ohne dass er sie bestellen muss. Fünf Zeilen prüft man schneller als einen Absatz mit fünf Namen darin.

• Er fragt zurück, statt zu raten. Passen zwei Kunden auf den Namen, zeigt er eine Auswahl. Fehlt das Datum einer Aufgabe, zeigt er ein kleines Formular. Erst wenn alles da ist, kommt die Bestätigungskarte.
• Er arbeitet im Hintergrund weiter. Eine längere Auswertung läuft, während der Makler eine Kundenakte liest oder im Termin sitzt. Ist sie fertig, meldet sich die App mit einem Hinweis.
• Mehrere Gespräche parallel, alte Gespräche wieder da. Eine Unterhaltung für den Kundentermin, eine für die Auswertung. Jede behält ihren Zusammenhang, auch nächste Woche. Was eine Eingabe braucht, ist in der Liste markiert.

Dazu kommen Sprachaufnahme statt Tippen und Vorschläge für häufige Anfragen, damit niemand vor einem leeren Feld sitzt.

Warum das günstiger ist als ein neuer Bildschirm

Hier wird es für Sie als Auftraggeber interessant. Jede Funktion in einer App kostet normalerweise einen Bildschirm: Entwurf, Formular oder Liste, der Weg dorthin im Menü, Umsetzung für iPhone und Android, Tests, Pflege bei jeder Änderung. Deshalb bekommen nur Funktionen einen Bildschirm, die oft genug gebraucht werden. Alles andere bleibt ein Wunsch auf der Liste.

Mit Werkzeugen ändert sich die Rechnung. Die Bausteine, also Tabelle, Karte, Formular, Auswahl, haben wir einmal gebaut. Eine neue Funktion braucht danach nur noch ein Werkzeug: eine Beschreibung, was es tut, und die Schnittstelle dahinter, die es meist schon gibt. Die Auswertung, wie viele Kunden in einer Stadt wohnen, hätte nie einen eigenen Bildschirm bekommen. Im Chat ist sie eine Frage.

Das heißt nicht, dass Bildschirme verschwinden. Was ein Makler ständig macht, bleibt ein Bildschirm mit einem Tipp darauf, weil ein Satz tippen langsamer ist als ein Tipp. Der Chat deckt den langen Rest ab: die Fragen und Aktionen, die einzeln zu selten sind für einen Bildschirm und zusammen trotzdem Zeit kosten.

Was dahinter steckt, in zwei Absätzen

Werkzeuge. In der Fachsprache heißt das Tool Use. Wir geben dem Modell eine Liste von Werkzeugen mit, jedes mit einer kurzen Beschreibung: „Kunde suchen“, „Aufgabe anlegen“, „E-Mail senden“. Das Modell entscheidet im Gespräch, wann es ein Werkzeug braucht, und füllt die Angaben aus. Ausgeführt wird es von Ihrem System, nicht vom Modell. Daraus folgt die wirksamste Grenze, die Sie ziehen können: Ein Werkzeug, das Sie nicht bauen, kann der Chat nicht benutzen. Das ist verlässlicher als jede Anweisung im Prompt.

Bausteine. Das nennt sich Generative UI. Das Modell zeichnet keine Oberfläche frei. Die App hat einen festen Baukasten aus geprüften Bausteinen, und das Modell wählt den passenden und liefert die Daten dazu. Die Darstellung bleibt verlässlich, auch wenn sich der Inhalt jedes Mal ändert. Und die Trennung zwischen Lesen und Schreiben steckt in den Bausteinen selbst: Lesende Werkzeuge zeigen eine Tabelle, schreibende zeigen eine Karte mit Freigabe. Warum diese Trennung so wichtig ist, steht in Die teuersten KI-Fehler sind die, die niemand sieht.

Wann der normale Chat völlig reicht

Ein Werkzeug-Chat ist kein Selbstzweck. Jedes Werkzeug braucht eine Schnittstelle, Berechtigungen und Tests. Für Texte reicht der normale Chat: Mails formulieren, Protokolle zusammenfassen, Ideen sammeln.

Der Aufwand lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen:

1. Dieselbe Frage wird immer wieder gestellt.
2. Die Antwort liegt in einem System, das sich anbinden lässt.
3. Das Ergebnis wird heute von Hand aus dem Chat in ein anderes System übertragen.

Und selbst dann gilt, was wir in KI ist der Rückfall, nicht der erste Griff beschrieben haben: Manche Frage beantwortet ein fester Filter im CRM besser als jeder Chat.

Sie müssen nicht mit einem Assistenten starten, der alles kann. Ein lesendes Werkzeug für eine Frage, die jede Woche mehrmals kommt, die Antwort als Tabelle. Erst danach ein schreibendes Werkzeug, mit Karte. Wie so ein Einstieg aussieht, steht in Ein Prozess, eine Person, zwei Wochen.

Was das für Sie heißt

Wenn Sie überlegen, ob Ihr Team mehr als einen normalen KI-Chat braucht, gehen Sie diese Fragen durch:

1. Welche Frage stellt Ihr Team immer wieder, deren Antwort in einem Ihrer Systeme liegt?
2. Wird heute etwas aus dem Chat abgetippt oder per Kopieren und Einfügen weitergetragen?
3. Welche Werkzeuge dürften nur lesen, welche müssten etwas verändern, und kann der Mensch lesen, was er bestätigt?
4. Welche Wünsche stehen seit Monaten auf der Liste, weil ein eigener Bildschirm dafür zu teuer wäre?
5. Wäre die Antwort als Tabelle oder Karte leichter zu prüfen als als Text?

Ein normaler Chat beantwortet Fragen. Ein Chat mit Werkzeugen erledigt sie, nach Ihrer Freigabe.

Oft ist die häufigste Frage im Team gar keine Systemfrage: Wo liegt das im Lager, wie geht der Drucker, wen frage ich bei Kulanz. Wie ein Assistent im vorhandenen Team-Chat solche Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen beantwortet, steht auf der Seite Wissensdatenbank für Mitarbeiter. Soll ein Werkzeug dagegen Daten von einem Programm ins andere tragen, beschreibt das die Seite Abtippen zwischen Programmen automatisieren.

Wenn Sie wissen möchten, welche Frage in Ihrem Betrieb das erste Werkzeug verdient, schauen wir uns das im Erstgespräch gemeinsam an.